Avtalen i området
Hyresavtalet och leverantörsavtalen ligger i Ekonomis filer, bredvid åtagandet att bevaka uppsägningsfristen och sidan som beskriver hur avtal godkänns.
Filer
Filerna där arbetet är
I Kalends har varje område, projekt, mål och åtagande ett eget filbibliotek, och det har varje sida också. Avtalen ligger i området som ansvarar för dem och underlaget i projektet det hör till, med mappar, delning och en publik länk när någon utanför behöver en fil.
Filerna i strukturen
- Vad
- Filer
- Var
- I varje område, projekt, mål, åtagande och sida
- Vem ser
- Den som får läsa saken, eller färre
- Utanför
- En publik länk som kan stängas
En filserver med en egen ordning
Filerna ligger ofta i en mappstruktur som någon byggde för länge sedan, med en ordning som inte följer vem som ansvarar för vad. Avtalet ligger i en mapp och åtagandet att säga upp det i en annan, och den som letar får fråga runt. Varje team bygger sina egna mappar, och efter ett år finns flera sätt att ordna samma bolag.
Underlaget till projektet
Kravlistan, offerterna och mötesanteckningarna ligger i projektets filer, i mappar som alla i projektet hittar.
En fil till någon utanför
Revisorn eller en leverantör behöver en fil eller en hel mapp. Skapa en publik länk i stället för att mejla en bilaga, och stäng den när den inte behövs längre.
Vad ni vinner
Samma struktur för filerna som för arbetet
Filerna följer områdena, projekten och målen, så den som vet var arbetet är vet också var filerna är. Den som får läsa en sak får läsa dess filer, och en mapp eller en fil kan begränsas till färre.
1
Mappar och förhandsvisning
Skapa mappar, dra in filer, välj lista eller rutor och se en förhandsvisning bredvid listan. Tangentbordet fungerar som ni är vana vid.
2
Delning inom och utanför Kalends
Dela en fil eller mapp med en kollega, som får läsa eller ändra, eller skapa en publik länk för den som inte har Kalends.
3
AI som håller ordning
Med organisationens AI-tjänst kan en uppladdad fil få ett förslag på mapp, Fråga Kalends hittar filer på namn, och områdets agent tar upp dubbletter, gamla versioner och filer som ligger fel i sin vanliga lista. Inget flyttas utan ert ja.
4
Borttagna filer i 30 dagar
En fil som tas bort ligger kvar i Borttagna filer i 30 dagar, så ett misstag går att ångra.
Så kommer ni igång
Så kommer filerna på plats
Börja med filerna som hör till ett område eller ett projekt ni redan arbetar med i Kalends.
- 1
Öppna filerna där de hör hemma
Varje område, projekt, mål, åtagande och sida har en sektion Filer. Skapa de mappar ni behöver.
- 2
Ladda upp
Dra in filerna. Finns det en mapp som passar föreslår Kalends den. Från Claude och andra AI-verktyg kan filer läggas till över MCP, när ni har godkänt det.
- 3
Dela och läs in
Dela med kollegor eller med en publik länk. Ur ett avtal eller en plan kan Kalends läsa in uppgifter och åtaganden, som ni granskar innan något skapas.
Vanliga frågor om filer
Hur mycket lagring ingår?
1 GB för hela organisationen ingår i varje plan, även under provperioden. Behöver ni mer köper ni till 10 GB i taget för 49 kr i månaden.
Vem ser en fil?
Den som får läsa saken eller sidan filen hör till. En mapp eller fil kan begränsas till färre, och en publik länk ger åtkomst till just den fil eller mapp den gäller.
Vad händer med en fil som tas bort?
Den hamnar i Borttagna filer och ligger kvar i 30 dagar, så att den går att återställa.
Kan underlag till en signering tas bort?
Nej. Underlaget hör till signeringen och ligger kvar lika länge som den.
Kan vi ha kvar filer i ett annat system?
Ja. Filerna i Kalends ligger i Kalends eget bibliotek, och en fil som ska ligga kvar i ett annat system kan ni länka till från en sida.
Var lagras filerna?
I Finland, inom EU/EES, hos Hetzner, som resten av era data. Bilder rensas från uppgifter om kamera och plats när de laddas upp.
Mer om Kalends
SidorSkriv rutiner och dokumentation under det område, projekt eller mål de beskriver, bredvid filerna.Agenter i områdenOmrådets agent tar upp dubbletter, gamla versioner och filer som ligger fel, en sak i taget.ÅtagandenSignera det återkommande arbetet med underlag som ligger kvar lika länge som signeringen.
Lägg filerna där arbetet är
Börja med ett område och dess avtal och underlag. Prova hela systemet gratis i 30 dagar, utan betalkort.