Systembytet mitt i bokslutet
Migreringen planerades i projektverktyget och årsbokslutet i någons kalender. Ingen såg att de hamnade på samma veckor.
Med Kalends
Faserna ligger på samma tidslinje som boksluten och bokslutsstoppet.
Projekt
Driv projektet.Se allt annat som pågår.
Kalends har det ni förväntar er av ett projektverktyg: tavla, faser, beroenden och lägesrapporter. Skillnaden är att projektet ligger bredvid rutinerna som samma personer ska hinna med, så att krockarna syns i tid.
Gratis i 30 dagar · 40 % introduktionsrabatt till årsskiftet · Läsare är alltid gratis
Känner ni igen er?
Projekten sköts för sig och rutinerna för sig.Av samma personer.
Planen ligger i projektverktyget, de återkommande åtagandena i kalendrar och kalkylark. Verktygen fungerar var för sig, men ingen ser båda samtidigt. Krocken märks först när en kontroll missas eller ett bokslut blir sent.
Projektledaren som blir sjuk
Planen och läget fanns i en persons huvud och inkorg. Tre veckors sjukskrivning blev tre veckors stillastående.
Med Kalends
Projektet har en ägare och en ställföreträdare, och läget står i projektet i stället för i en persons inkorg.
Styrgruppen som vill veta läget
Varje månad bygger någon om samma presentation, och den är inaktuell innan mötet har börjat.
Med Kalends
Ägaren rapporterar läget i projektet, och styrgruppen läser det själv som läsare, utan kostnad.
Så fungerar ett projekt i Kalends
Allt ni förväntar er av ett projektverktyg
Tavla, tidslinje, resultat och lägesrapporter i samma projekt. Alla arbetar i den vy som passar dem och ser samma sak.
Uppgifter
En tavla med era egna statusar
Varje projekt bestämmer sina kolumner, till exempel Väntar på leverantör. Flytta korten när arbetet går framåt och filtrera fram en person, en etikett eller en fas.
- Egna statusar som räknas som att göra, pågående eller klart
- Etiketter som bara gäller projektet
- Estimat som visas som andel av en heltid, med helger och helgdagar borträknade
Tidslinje
Faser och beroenden i tidslinjen
Samla uppgifterna i faser och koppla ihop det som väntar på varandra. Helgdagar och organisationens stängningar syns direkt, så att ingen planerar en migrering mitt i bokslutsstoppet.
- Försenas en uppgift ser ni vilka uppgifter som väntar på den, och kan skjuta upp dem på en gång.
- Odaterade uppgifter drar ni enkelt in i tidslinjen när det är dags att planera dem.
- Beroenden som krockar och försenat arbete syns direkt i projektets översikt.
Resultat
Se vad projektet ska leverera
Lägg in vad projektet ska åstadkomma: leveranser, mätetal och villkor. Då ser alla vad som är klart och vad som återstår, och när projektet avslutas bedömer ni vad det ledde till.
- Leverabler, mätbara resultat och villkor, med vikter
- Koppla era projekt till organisationens strategiska mål
- Avsluta som genomfört eller avbrutet i förtid, med en motivering
Lägesrapporter
Alla ser hur det går för projektet
Ägaren rapporterar läget i projektet: enligt plan, i riskzonen eller avviker, med några rader om vad som har hänt. Styrgruppen läser rapporten i Kalends i stället för i en presentation, och frågor hamnar i diskussionen bredvid arbetet.
- Tidigare rapporter ligger kvar, så det syns hur läget har ändrats
- Diskussion vid varje projekt och uppgift, med @‑omnämnanden
- Läsare följer projektet utan kostnad, hur många som helst
Det ett fristående projektverktyg inte ser
Se projekten i organisationens sammanhang
Ett projektverktyg vet vad som ska göras i projektet. Kalends vet också vad samma personer ansvarar för i övrigt, vem som tar över och vilket mål projektet ska ta er till.
Samma tidslinje och årshjul
Projektets period, boksluten, revisionerna och styrelsemötena syns i samma vy. Krockarna syns innan de uppstår.
En ägare och en ställföreträdare
Uppgifter utan egen ansvarig faller på ägaren tills de delegeras. Slutar någon lämnas projektansvaret över i stället för att bli liggande.
Ett mål att bidra till
Koppla projektet eller enskilda uppgifter till målets resultat, så syns vilket arbete som ska ta er dit.
Fråga Kalends
Från några meningar till en projektplan
Beskriv förändringen, så föreslår assistenten faser, uppgifter, beroenden och mätbara resultat. Ni avmarkerar det ni inte vill ha och bekräftar.
Under projektets gång kan den flytta ett datum tillsammans med allt som väntar på det, eller skriva ett utkast till veckans lägesrapport.
Mer om AI i KalendsAssistenten använder er egen AI-leverantör.
Kom igång
Ett projekt är igång på några minuter
Börja med det ni vet och fyll på efter hand. Datum och resultat kan vänta tills ni är redo.
- 1
Skapa projektet där det hör hemma
Välj område, ägare och ställföreträdare. Skriv tidsramen som q4, 6v eller 5/10–18/12.
- 2
Bryt ner arbetet
Lägg in uppgifterna på tavlan eller i tidslinjen och samla dem i faser.
- 3
Bestäm vad som ska vara uppnått
Lägg till leveranser, mätetal och villkor som projektet ska mätas på.
- 4
Följ upp
Rapportera läget och uppdatera resultaten medan projektet pågår.
Var gränsen går
Kalends passar för projekt som förändrar verksamheten. Visst arbete hör fortfarande hemma i andra verktyg.
Passar bra för
- Systembyten och införanden
- Flyttar och ombyggnader
- Certifieringar som ISO 9001 och ISO 27001
- Lanseringar av produkter och tjänster
- Förbättringsarbete och effektiviseringar
Hör hemma någon annanstans
Mjukvaruutveckling i sprintar
Behåll utvecklingsverktyget för pull requests och ärendeflöden. Kalends blir platsen för initiativen och målen på nivån ovanför.
Tidrapportering
Uppgifter har estimat, men Kalends rapporterar inte tid.
Dokument
Kalends är inget dokumentarkiv. Länka till underlaget där det redan finns.
Vanliga frågor
Vanliga frågor om projekt i Kalends
Hittar ni inte svaret?
Kan Kalends ersätta vårt projektverktyg?
För projekt som förändrar verksamheten, ja: tavla, faser, tidslinje med beroenden, etiketter, estimat, resultat, lägesrapporter och diskussion. Utvecklar ni mjukvara i sprintar behåller ni utvecklingsverktyget för det arbetet.
Kostar det extra att bjuda in dem som bara vill följa projektet?
Nej. Läsare är gratis och obegränsade i alla planer. De ser det en medlem ser men kan inte tilldelas uppgifter eller ändra något.
Kan ett projekt bidra till ett mål?
Ja. Koppla projektet eller enskilda uppgifter till målets resultat. Bidraget visar vilket arbete som ska ta er dit, men uppdaterar aldrig ett resultat automatiskt.
Vad händer med planen när en uppgift blir försenad?
Ni ser vilka uppgifter som väntar på den. När ni flyttar den kan de som väntar skjutas upp så långt som behövs, flyttas lika många dagar eller ligga kvar. Ligger de kvar visas krocken i rött.
Kan vi dela upp ett stort projekt?
Ja. Ett projekt kan ha underprojekt som ärver området, och faser som samlar uppgifterna med en egen tidsram.
Vad händer om projektledaren slutar?
Projektansvaret lämnas över till någon som har åtkomst till området. Uppgifter utan egen ansvarig följer med projektet, och historiken ligger kvar.
Kan vi begränsa vem som ser ett projekt?
Ja. Projektet hör till ett område och följer dess behörigheter. Den som saknar åtkomst till området ser inte projektet.
Finns det en gräns för hur många projekt vi kan ha?
Nej. Planen Kalends har ingen gräns för antalet projekt och mål.
Mer i Kalends
Mål och OKRSätt mål med mätbara resultat och se vilka projekt som ska ta er dit.VerksamhetsplanSamla årets mål, projekten och rutinerna i en plan som följs upp löpande.ÅrshjulSe projekten, styrelsemötena och boksluten i samma bild av året.
Börja med ett projekt
Lägg in nästa projekt där resten av arbetet redan finns
Testa Kalends i 30 dagar med ett av era projekt och se det bredvid rutinerna och målen det påverkar.
Gratis i 30 dagar · 40 % introduktionsrabatt till årsskiftet · Läsare är alltid gratis