Ramavtalet som annars förnyas
Agera 90 dagar före uppsägningsfristen, medan det fortfarande finns tid att förhandla eller byta leverantör.
Avtalsbevakning
Missa inte nästa uppsägningsfrist
Ett avtal kan förnyas automatiskt långt innan någon tänker på att öppna det. Kalends gör bevakningsdatumet till ett synligt åtagande med ansvarig, framförhållning, ersättare och ett kvitto på vad som faktiskt hände.
Från krav till genomförande
- Vad
- Avtalsbevakning
- Varför
- Ett stående ansvar
- Vem
- Ansvarig och ersättare
- Kvitto
- Bekräftelse och historik
Den viktiga tidpunkten gömmer sig ofta i ett dokument
Avtalet kan ligga i ett avtalssystem, en mapp eller någons inkorg. Problemet uppstår när klausulen som kräver handling inte har en tydlig ägare i det dagliga arbetet.
Försäkringen som ska omförhandlas
Starta arbetet i god tid och låt bevakningen gå vidare även om den ordinarie ansvariga är frånvarande.
Tillståndet som gäller i flera år
Behåll en lång tidshorisont utan att datumet behöver ligga i en enskild persons kalender under hela perioden.
Vad ni vinner
Från gömd klausul till synligt ansvar
Kalends håller reda på den återkommande eller framtida handlingen, inte bara på datumet.
1
Agera innan valmöjligheten försvinner
Rätt person får framförhållning och frågan kan eskaleras om ingen agerar i tid.
2
Låt ansvaret överleva frånvaro
En utsedd ersättare tar över det aktuella arbetet medan det långsiktiga ansvaret ligger kvar i organisationen.
3
Se vad som beslutades
Bekräftelser, kommentarer och underlag bevarar historiken bakom varje förlängning, uppsägning eller omförhandling.
Så kommer ni igång
Så fungerar avtalsbevakning i Kalends
Börja med de avtalsdatum där en miss kostar mer än själva bevakningen.
- 1
Registrera det som kräver handling
Ange när organisationen behöver börja agera, exempelvis ett visst datum eller ett antal dagar före förnyelse.
- 2
Ge bevakningen en ansvarig väg
Koppla ansvarig, team, ersättare och eskaleringsväg så att frågan aldrig blir allas och därmed ingens.
- 3
Bekräfta utfallet
Markera vad som gjordes och bifoga relevant underlag. Historiken ligger kvar till nästa avtalsperiod.
Vanliga frågor om avtalsbevakning
Måste vi flytta våra avtal till Kalends?
Nej. Länka eller hänvisa till avtalet där det redan förvaras och lägg den återkommande eller framtida bevakningen i Kalends.
Kan bevakningen flyttas vid frånvaro?
Ja. En ersättare kan ta över påminnelser och aktuellt arbete under en bestämd period utan att den långsiktiga ägaren försvinner.
Kan vi se vilka frister som närmar sig?
Ja. Använd lista, kalender, tidslinje eller en sparad vy för att se kommande bevakningar för ett område, en ansvarig eller en period.
Börja med de fem avtal ni inte vill missa
Lägg in nästa uppsägningsfrist, ansvarig och ersättare i Kalends och se om arbetssättet passar er organisation.